Gouvernance d'entreprise

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• TECSYS Inc. Pratiques en matière de gouvernance d'entreprise 2008 ( 35K)

Procédure du comité de vérification pour le traitement des plaintes

Le mandat du Comité de vérification stipule que le Comité de vérification de l’entreprise doit « établir des procédures pour la réception, la conservation et le traitement des plaintes relatives aux questions de comptabilité, de contrôle comptable interne ou de vérification ». Le mandat du Comité de vérification stipule que le Comité de vérification de l’entreprise doit « établir des procédures pour assurer la confidentialité et la soumission anonyme des employés et des tierces parties préoccupés par des questions de comptabilité ou de vérification suspectes ».

Objet de la procédure

L’entreprise a établi des politiques et des procédures en matière de comptabilité, et un processus de contrôle interne afin d’assurer que les états financiers de l’entreprise soient exacts et intègres. TECSYS reconnaît qu’il pourrait advenir, de temps à autre, que des employés ou autre parties croient que ces politiques et procédures n’aient pas été respectées ou que l’information ait été volontairement ou involontairement rapportée incorrectement ou omise, ce qui pourrait compromettre l’intégrité ou l’exactitude des états financiers de l’entreprise.

Des procédures ont été établies pour assurer que des mécanismes de confidentialité et d’anonymat soient mis sur pied pour permettre à un employé ou à une tierce partie de fournir de l’information au Comité de vérification de l’entreprise au sujet de questions portant sur la comptabilité, le contrôle comptable interne ou la vérification, y compris, sans s’y limiter, celles-ci :

• Fraude ou erreur intentionnelles au cours de la préparation, de l’évaluation, de la révision ou de la vérification de tout état financier de l’entreprise;
• Fraude ou erreur intentionnelles lors de l’inscription et du maintien de dossiers financiers de l’entreprise;
• Irrégularités ou non-respect du contrôle comptable interne de l’entreprise;
• Déclaration trompeuse ou fausse, à ou par un cadre supérieur ou un comptable, ayant trait au contenu des dossiers financiers, des rapports financiers ou des rapports de vérification de l’entreprise;
• Déviation de l’établissement d’un rapport complet et juste de la situation financière de l’entreprise.

Procédure relative aux plaintes

Nous encourageons fortement tout employé qui a de l’information ou une plainte d’aborder toute question avec son directeur ou son représentant local des RH. Si l’employé se sent mal à l’aise de soulever cette question avec ces employés, n’obtient pas une réponse satisfaisante ou ne sait à qui s’adresser, il doit communiquer avec Mme Patricia Barry, vice-présidente des ressources humaines ou M. David Wayland, président du comité de vérification, qui prendront les mesures nécessaires pour régler la question soulevée. L’employé qui le désire peut être assuré que son identité sera protégée en toute confidentialité. Cependant, si les plaintes ou commentaires sont anonymes, ils doivent être précis, exacts et comprendre suffisamment de détails puisqu’il n’y aura aucun moyen de débrouiller l’information.

Toute personne, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, peut fournir de l’information relative aux questions de comptabilité, de contrôle comptable interne ou de vérification en s’adressant directement au président du Comité de vérification. Chaque plainte fera l’objet d’une enquête approfondie, et des mesures nécessaires seront prises. Le bureau du président du Comité de vérification conservera le registre des plaintes, de l’enquête et des mesures prises.

Il est préférable d’envoyer vos plaintes directement au président du Comité de vérification, puisque c’est lui qui dirige généralement toute enquête et conserve le registre des plaintes, de l’enquête et des mesures prises. Les plaintes portées à l’attention de la vice-présidente des ressources humaines, relatives à des pratiques répréhensibles ou malhonnêtes du personnel, seront immédiatement transmises au président du Comité de vérification. Le Comité de vérification sera avisé de toutes les plaintes et les mesures adoptées au cours de la réunion suivant la date de la plainte.

Voici la façon de porter plaine :

1. À la vice-présidente des ressources humaines de l’entreprise :
   1. En envoyant un message par courriel, directement à patricia.barry@tecsys.com
   2. En téléphonant à Mme Patricia Barry au (514) 866-5800, poste 4365;
   3. En envoyant une lettre par courrier adressée à Mme Patricia Barry, TECSYS Inc., 87, rue Prince, 5e étage, Montréal, Québec, H3C 2M7.


2. Au président du Comité de vérification :
   1. En envoyant un message par courriel, directement à wayld@mrrm.ca
   2. En envoyant une lettre par courrier adressée au président du Comité de vérification, TECSYS Inc., C.P. 158, 38, Place du Commerce, Île-des-Soeurs, Québec, H3E 1T8.

Soyez assurés que TECSYS Inc. ne tolère aucun genre de représailles contre tout employé qui a signalé une inquiétude de bonne foi et, selon lui, avec honnêteté et exactitude. Parallèlement, porter sciemment de fausses allégations est un acte grave et inacceptable.

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