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    Gouvernance d'enterprise

    Objectif de la procédure

    Le mandat du comité d’audit stipule que le comité d’audit de la société doit « établir des procédures pour la réception, la conservation, et le traitement des plaintes concernant la comptabilité, les audits comptables internes ou les questions d’audit ». Le mandat du comité d’audit stipule que le comité d’audit de la société doit « établir des procédures pour la soumission confidentielle et anonyme par les employés et les tiers de préoccupations concernant des questions de comptabilité ou de vérification douteuses ».

    La société a adopté des politiques et procédures comptables et un processus d’audit interne pour garantir l'exactitude et l'intégrité de ses états financiers. Il est évident qu'il peut y avoir de temps à autre des situations dans lesquelles les employés ou d'autres parties pensent que ces politiques et procédures n'ont pas été suivies ou que l'information a été, intentionnellement ou non, erronée ou omise, ce qui peut nuire à l'intégrité ou à l'exactitude des états financiers de la société.

    Les procédures suivantes ont été établies pour garantir l'existence de mécanismes confidentiels et anonymes permettant à un employé ou à un tiers de fournir des informations au comité d’audit de la société sur des questions de comptabilité, de contrôles comptables internes ou de vérification, y compris, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

    • Fraude ou erreur délibérée dans la préparation, l'évaluation, l'examen ou l'audit de tout état financier de la société;
    • Fraude ou erreur délibérée dans l'enregistrement et la tenue des registres financiers de la société;
    • Déficiences ou non-conformité des contrôles comptables internes de la société;
    • Falsification ou fausse déclaration à ou par un cadre supérieur ou un comptable concernant une information contenue dans les registres financiers, les rapports financiers ou les rapports d'audit de la société; ou
    • Tout manquement à l'obligation de présenter un rapport complet et fidèle sur la situation financière de la société.

    Procédures de plainte

    Nous encourageons vivement les employés à discuter de tout problème avec leur supérieur ou leur représentant local des RH. Si l’employé ne se sent pas à l'aise pour aborder le sujet avec ces personnes, reçoit une réponse insatisfaisante ou ne sait pas à qui s'adresser, il doit contacter la chef de la direction des ressources humaines ou le président du comité d'audit, qui agiront pour résoudre les problèmes soulevés. S’il le demande, l'identité de l'employé restera confidentielle. Si le commentaire ou la plainte est anonyme, les détails doivent être clairs, précis et suffisants, car il n'y aura aucune possibilité de faire clarifier les informations.

    Toute personne interne ou externe à la société peut fournir des informations concernant la comptabilité, les audits internes ou les questions d'audit, ou adresser une plainte directement au président du comité d'audit qui mènera l'enquête et conservera tous les dossiers relatifs aux plaintes, à l'enquête et au traitement. Les plaintes adressées à la chef de la direction des ressources humaines concernant l'inconduite ou la malhonnêteté du personnel seront immédiatement communiquées au président du comité d'audit. Toutes les plaintes feront l'objet d'une enquête approfondie et des mesures appropriées seront prises. Toutes les plaintes, tous les dossiers d'enquête et toutes les mesures prises en conséquence seront conservés par le bureau du président du comité d'audit et seront communiqués au comité d'audit lors de sa prochaine réunion suivant la date de la plainte.

    La société ne pratiquera ni ne tolérera aucune forme de représailles à l'encontre des employés qui, en toute honnêteté et en fonction de leur connaissance, signalent avec exactitude un problème ou déposent une plainte. Il est rappelé aux employés qu'il est grave et inacceptable de faire sciemment de fausses allégations.

    Les questions ou les plaintes doivent être adressées de la manière suivante :

    1. À la chef de la direction des ressources humaines de la société
      1. En envoyant un message par courriel, directement à nancy.cloutier@tecsys.com
      2. Par téléphone en appelant Nancy Cloutier au 514 866-5800, poste 4365
      3. Par lettre adressée à Nancy Cloutier, Tecsys Inc, 1 Place Alexis Nihon, local 800, Montréal, Québec H3Z 3B8
    2. Au président du comité d'audit
      1. En envoyant un message par courriel, directement à kathy.m.miller@hotmail.com