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    Gouvernance d'enterprise

    Objet

    Le mandat du Comité de vérification stipule que le Comité de vérification de l’entreprise doit « établir des procédures pour la réception, la conservation et le traitement des plaintes relatives aux questions de comptabilité, de contrôle comptable interne ou de vérification ». Le mandat du Comité de vérification stipule que le Comité de vérification de l’entreprise doit « établir des procédures pour assurer la soumission anonyme et confidentielle des plaintes formulées par des employés et des tierces parties préoccupées par des questions de comptabilité ou de vérification suspectes ».

     

    L’entreprise a établi des politiques et des procédures en matière de comptabilité, ainsi qu’un processus de contrôle interne afin d’assurer que les états financiers de l’entreprise soient exacts et intègres. Tecsys Inc. reconnaît qu’il pourrait advenir, de temps à autre, que des employés ou autres parties croient que ces politiques et procédures n’ont pas été respectées ou que l’information a été volontairement ou involontairement rapportée incorrectement ou omise, ce qui pourrait compromettre l’intégrité ou l’exactitude des états financiers de l’entreprise.

    Les procédures suivantes ont été établies pour assurer que des mécanismes de confidentialité et d’anonymat soient mis sur pied pour permettre à un employé ou à une tierce partie de fournir de l’information au Comité de vérification de l’entreprise au sujet de questions portant sur la comptabilité, le contrôle comptable interne ou la vérification, comprenant, mais sans s’y limiter :

    • Fraude ou erreur intentionnelle au cours de la préparation, de l’évaluation, de la révision ou de la vérification de tout état financier de l’entreprise;
    • Fraude ou erreur intentionnelles lors de l’inscription et du maintien de dossiers financiers de l’entreprise;
    • Irrégularités ou non-respect du contrôle comptable interne de l’entreprise;
    • Déclaration trompeuse ou fausse, à ou par un cadre supérieur ou un comptable, ayant trait au contenu des dossiers financiers, des rapports financiers ou des rapports de vérification de l’entreprise;
    • Déviation du caractère exact et complet de la situation financière de l’entreprise.

    Procédure relative aux plaintes

    Nous encourageons fortement tout employé qui a de l’information à partager ou une plainte à formuler, à aborder toute question avec son directeur ou son représentant local des RH. Si l’employé se sent mal à l’aise de soulever cette question avec ces personnes, n’obtient pas une réponse satisfaisante ou ne sait à qui s’adresser, il doit communiquer avec la vice-présidente des ressources humaines ou le président du Comité de vérification, qui prendront les mesures nécessaires pour régler la question soulevée. Si l’employé le souhaite, son identité sera protégée en toute confidentialité. Cependant, si les plaintes ou commentaires sont anonymes, ils doivent être précis, exacts et comprendre suffisamment de détails, puisqu’il n’y aura aucun moyen d’obtenir plus d’information. Toute personne, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, peut fournir de l’information relative aux questions de comptabilité, de contrôle comptable interne ou de vérification en s’adressant directement au président du Comité de vérification. Chaque plainte fera l’objet d’une enquête approfondie et les mesures nécessaires seront prises. Le bureau du président du Comité de vérification conservera le registre des plaintes, de l’enquête et des mesures prises. Il est préférable d’envoyer vos plaintes directement au président du Comité de vérification, puisque c’est lui qui mènera généralement toute enquête et conservera le registre des plaintes, de l’enquête et des mesures prises. Les plaintes ayant trait à des pratiques répréhensibles ou malhonnêtes du personnel qui seront portées à l’attention de la vice-présidente des ressources humaines seront immédiatement transmises au président du Comité de vérification. Toutes les plaintes, le dossier de l’enquête et les mesures prises en conséquence seront conservés par le Président du Comité de vérification et seront communiqués au Comité de vérification lors de la prochaine réunion suivant la date de la plainte.

    Tecsys Inc. ne tolérera aucun genre de représailles contre tout employé qui a, de bonne foi et, selon lui, avec honnêteté et exactitude, signalé une inquiétude. Nous rappelons aux employés qu’il est grave et inacceptable de porter sciemment de fausses allégations.

    Voici la façon de porter plainte :

    1. À la vice-présidente des ressources humaines de l’entreprise
      1. En envoyant un message par courriel, directement à patricia.barry@tecsys.com
      2. En téléphonant à Mme Patricia Barry au 514 866-5800, poste 4365
      3. En envoyant une lettre par courrier adressée à Mme Patricia Barry, TECSYS Inc., 1 Place Alexis Nihon, Bureau 800, Montréal, Québec, H3Z 3B8.
    2. Au président du Comité de vérification
      1. En envoyant un message par courriel, directement à kathy.m.miller@hotmail.com