5 points faibles de l'analyse des données de la pharmacie dans votre chaîne d'approvisionnement aujourd'hui

En tant que responsable d'un système de santé ou d'une pharmacie hospitalière, vous savez qu'il existe des lacunes dans les opérations de votre chaîne d'approvisionnement. Prenez un moment pour considérer le suivi de bout en bout des médicaments au niveau de l'article requis pour se conformer au programme de tarification des médicaments 340B de la CMS ou aux exigences de la loi sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement en médicaments (DSCSA) et les ruptures dans la chaîne sont évidentes .

Les angles morts de l'analyse des données de la pharmacie ne sont pas seulement un problème lorsqu'il s'agit des nuances de la conformité réglementaire ; ils obscurcissent plutôt les décisions et les actions prises chaque jour par les membres de votre équipe et toute autre personne qui touche à vos processus et à votre inventaire. Cela inclut

• des acheteurs qui achètent des médicaments en double par le biais de canaux distincts

• Les membres du personnel de la pharmacie qui fixent subjectivement les niveaux de PAR ou qui stockent les CDA sans disposer de données d'utilisation pour prendre ces décisions .

• Les cliniciens d'un service croient avoir épuisé les stocks d'un médicament essentiel - et tirent la sonnette d'alarme - alors que le même médicament se trouve dans une zone de stockage ailleurs dans l' hôpital .

• Les techniciens gèrent les stocks de médicaments sans savoir quels sont les produits dont la date de péremption est proche et où ils sont stockés .

• Le personnel qui passe des commandes sans connaître les stratégies relatives aux habitudes d'achat, aux relations avec les fournisseurs ou aux conditions contractuelles.
• l'incapacité à exploiter les outils d'analyse des données pharmaceutiques pour la prévision de la demande et d'autres décisions stratégiques, en raison des lacunes dans les données, qui sont omniprésentes.

Examinons les causes profondes des lacunes en matière d'analyse des données pharmaceutiques, leur origine, leur impact sur les performances opérationnelles, cliniques et financières de votre pharmacie, et la manière d'y remédier .

Le problème : des technologies autonomes et des silos de données

Au fil des ans, les opérations pharmaceutiques sont devenues de plus en plus complexes, les responsables des pharmacies devant aujourd'hui faire face à des pénuries de médicaments généralisées, à des prix exorbitants, à des problèmes de main-d'œuvre et à des contraintes de conformité .

Cette situation a stimulé le développement de systèmes et de solutions informatiques destinés à remplacer les processus manuels inefficaces et sujets aux erreurs. À première vue, c'est logique :

Utiliser un carrousel de médicaments dans la pharmacie pour une exécutionrapide des commandes, placer des armoires de distribution automatisées (ADC) dans les services cliniques pour un accès pratique mais sécurisé aux médicaments, mettre en œuvre un système de scannage pour documenter la réception des produits pharmaceutiques dans un hôpital et un autre système au chevet du patient pour suivre l'administration des médicaments - et la liste est encore longue .

Tout cela semblait très bien jusqu'à ce que les responsables des pharmacies, désireux d'analyser les données pharmaceutiques pour prendre des décisions plus stratégiques et proactives, découvrent que les données dont ils ont besoin sont enfermées dans tous ces différents systèmes informatiques .

La plupart des technologies utilisées aujourd'hui dans les pharmacies sont conçues pour être des solutions autonomes - elles ne peuvent pas s'intégrer, ni communiquer entre elles (partager des données) facilement. Enfin, la saisie manuelle des données et les solutions de contournement sont encore très répandues dans les pharmacies aujourd'hui (nous y reviendrons plus tard).

Si les informations essentielles à l'analyse des données pharmaceutiques sont manquantes, incohérentes, obsolètes ou inaccessibles, les responsables des pharmacies ne peuvent pas faire de prévisions précises, gérer efficacement les stocks et répondre aux exigences réglementaires en matière de transparence de la chaîne d'approvisionnement .

5 lacunes courantes en matière d'analyse des données pharmaceutiques

1. Les achats : Qui achète quoi ?

Si l'on considère que les pharmacies hospitalières achètent la majeure partie de leurs médicaments par l'intermédiaire de leur principal grossiste, on pourrait penser que les achats sont un processus relativement centralisé et standardisé .

La complexité devient évidente lorsque l'on prend en compte tous les autres canaux d'approvisionnement - grossistes secondaires, achats directs auprès des fournisseurs pour les médicaments spécialisés ou les vaccins, consignation, 503A et B, et achats au niveau du service effectués en dehors de la supervision de la pharmacie.

En l'absence d'un système unifié, les données relatives aux achats restent cloisonnées et les acheteurs travaillent de manière isolée, ce qui entraîne des commandes redondantes, des surstocks et du gaspillage, ainsi que des occasions manquées de bénéficier de remises échelonnées ou basées sur le volume.

L'un des plus grands risques d'un système d'achat cloisonné est peut-être d'acheter des médicaments selon le mauvais modèle de tarification - CMS 340B, WAC ou GPO - ce qui peut entraîner des échecs d'audit ou des pénalités financières.

2. Gestion des stocks : Quels sont les médicaments et où sont-ils ?

Sans une analyseen temps réel des données pharmaceutiques sur les médicaments stockés dans de nombreux endroits - entrepôts, pharmacies, CDA, carrousels, zones de stockage, pharmacies satellites, autres départements, boîtes à clé, zones cliniques - la gestion des stocks devient un défi majeur pour les équipes pharmaceutiques.

Elles s'efforcent de trouver un équilibre entre le surstockage et le sous-stockage et de redistribuer les stocks en fonction des besoins. Un exemple concret : Un hôpital communautaire est sur le point d'épuiser ses stocks d'un médicament, de sorte que l'acheteur de la pharmacie passe une commande urgente coûteuse, sans savoir qu'il existe des quantités excédentaires du même médicament stockées dans une clinique voisine, à l'extérieur du site .

Pour compliquer les choses, les techniciens chargés de remplir les distributeurs automatiques peuvent, par inadvertance, saisir des données incorrectes au niveau de l'article ou ne pas saisir du tout ces données. La DSCSA exigeant des pharmacies qu'elles suivent les médicaments prescrits par numéro de série, numéro de lot, date de péremption et code pharmaceutique national (NDC), le fait de ne pas documenter ces données présente un risque important pour l'organisation de soins de santé .

Il faut également tenir compte de la difficulté de trouver et de retirer des stocks les médicaments rappelés lorsqu'il n'y a pas de vision claire à l'échelle du système de l'endroit où ces produits sont stockés .

3. Suivi de la péremption : Qu'est-ce qui expire et quand ?

Le gaspillage des dates de péremption est endémique dans les systèmes de santé et les hôpitaux américains, ce qui ajoute des coûts et des risques inutiles à la chaîne d'approvisionnement des pharmacies. L'augmentation du prix des médicaments et leur moindre accessibilité (plus de 200 médicaments figurent actuellement sur la liste des pénuries de l'ASHP) incitent les responsables des pharmacies à faire le meilleur usage possible de leurs stocks de médicaments.

D'un point de vue clinique, opérationnel et financier, il est essentiel que les équipes de pharmacie gèrent les médicaments en fonction de leur date de péremption, mais ces données sont souvent inexactes, inexistantes ou inaccessibles aux décideurs .

Si un technicien vérifie manuellement les dates de péremption des médicaments, il est facile d'oublier un article périmé au fond d'un bac. S'il charge des médicaments dans une armoire de distribution et doit saisir les dates de péremption, un simple oubli - comme la saisie d'un mauvais mois ou d'une mauvaise année - faussera les rapports de péremption générés par cette solution technologique .

L'incapacité d'analyser les données pharmaceutiques pour gérer les dates de péremption à l'échelle de l'organisation empêche les responsables de la pharmacie d'encourager la normalisation et les meilleures pratiques. Alors qu'un service ou un établissement peut retirer des médicaments 30 jours avant leur date de péremption afin de donner la priorité à leur utilisation, un autre peut les retirer 10 jours avant leur date de péremption. Le fait de ne pas retirer les médicaments en temps voulu et avec précision peut entraîner la perte des remboursements contractuels avec les fabricants par l'intermédiaire d'un distributeur inversé.

Cette variabilité complique non seulement la gestion des stocks, mais augmente également le risque qu'un médicament périmé parvienne au chevet du patient .

4. Modes d'utilisation : Qu'est-ce qui est utilisé ?

Le fait que les établissements et les services utilisent des systèmes informatiques distincts pour suivre l'administration des médicaments aux patients révèle un autre point faible de la chaîne d'approvisionnement de la pharmacie. Comment un responsable de la pharmacie peut-il suivre l'utilisation des médicaments à l'échelle de l'hôpital ou du système de santé si aucune solution globale n'est en place pour réunir les données de systèmes disparates à des fins d'analyse des données pharmaceutiques?

Même si les médicaments sont délivrés par une pharmacie centrale, leur suivi jusqu'au patient et la confirmation qu'ils ont été consommés restent un défi en l'absence d'une solution de bout en bout. Un clinicien peut scanner un médicament à un patient, mais celui-ci refuse de le prendre. La pilule se retrouve alors dans la poche du clinicien qui l'oublie. Ou encore, le clinicien fait tomber un flacon de médicament et néglige de l'enregistrer comme étant gaspillé .

S'il n'existe pas de moyen simple et automatisé de documenter le statut de ce médicament au chevet du patient, il passera inaperçu et ne sera pas comptabilisé .

5. Prévision de la demande : De quoi aurons-nous besoin ?

La prévision de la demande dans le domaine de la pharmacie - prédire la demande future de médicaments pour maintenir la continuité des soins aux patients et éviter les interruptions - ne fonctionne que si l'on dispose de données complètes et précises sur lesquelles effectuer l'analyse des données pharmaceutiques.

Un responsable de pharmacie doit savoir quels médicaments ont été commandés, s'ils ont été reçus (ou s'ils sont en rupture de stock), où ils sont stockés et en quelles quantités, quand ils expireront, s'ils ont été administrés à un patient ou s'ils ont été gaspillés, etc. Des systèmes disparates et des zones aveugles au niveau des données obscurcissent cette vue d'ensemble de l'entreprise, n'offrant que de petits segments du puzzle de l'intelligence .

Les équipes de pharmacie peuvent tenter d'accéder manuellement aux données des différents systèmes et de les rassembler pour les utiliser dans la prévision de la demande, mais cette approche pose deux problèmes majeurs :

• Manque d'intégrité des données : Les solutions manuelles entraînent des erreurs et des retards, ce qui rend les données obsolètes au moment où elles sont analysées, empêchant ainsi une prévision précise de la demande en temps réel.
• Limitation des ressources : Le manque de personnel oblige les pharmaciens à se concentrer uniquement sur la satisfaction des besoins immédiats en médicaments, ce qui laisse peu ou pas de place à l'analyse des données.

Compte tenu des défis et des complexités considérables auxquels sont confrontées les équipes pharmaceutiques aujourd'hui, il n'est pas surprenant que le mode de survie soit devenu la norme. Sans les données ou les ressources nécessaires pour réaliser des projections prospectives visant à anticiper la courbe de la demande, le personnel est constamment en mode réactif. À l'inverse, avec un système intégré de gestion des stocks, les équipes pharmaceutiques disposent d'une visibilité globale sur la demande qu'elles peuvent utiliser pour planifier de manière proactive .

Comment combler les lacunes en matière d'analyse des données pharmaceutiques

À mesure que les chaînes d'approvisionnement des pharmacies évoluent, le succès dépendra de la planification stratégique, des décisions d'achat fondées sur des données et de la transparence à l'échelle de l'organisation. Les systèmes de santé ont besoin d'une solution unifiée qui élimine les solutions au coup par coup et permet à toutes les parties prenantes de travailler à partir d'une seule source de vérité.